Pourquoi avoir choisi MAINTI4 pour la gestion de vos services techniques et comment s’est déroulée la mise en place avec les équipes de TRIBOFILM ?
Nous cherchions déjà depuis un an car la mise en place d’un logiciel de gestion des demandes d’intervention était une des missions qui m’avait été confiée lors de ma prise de poste de DST.
Certains de mes responsables connaissaient des logiciels concurrents mais n’en avaient pas été satisfaits : trop compliqué, trop de cases à remplir, c’étaient des usines à gaz… La démonstration de MAINTI4 nous avait rassuré sur ce point, l’intérêt étant de pouvoir mettre en forme une page d’accueil sur chaque poste en fonction des besoins de chacun.
Le choix s’est fait fin 2019, nous avons eu les deux jours de formation entre fin 2019 et début 2020, puis ça nous a pris environ un trimestre pour créer tout le patrimoine (aux responsables bâtiments, voiries, espaces verts et moi-même).
Nous avons rentré les 50 bâtiments jusqu’à la pièce, nos 280 et quelques rues, nos 160 lieux dits, tous les espaces verts par secteur (nous avons une 20ne de secteurs différents), toutes nos aires de jeux, nos terrains de foot et tous nos équipements, puis nous avons créé toutes les tâches que nous effectuons en interne (plomberie, électricité, menuiserie…), de même pour les espaces verts (tonte, désherbage, élagage, plantation…) et en voirie.
Au deuxième trimestre, nous avons commencé à rentrer nous même les DI dans MAINTI4 qui arrivaient toujours par mail ou téléphone. Nous gérions tout de A à Z pour savoir comment ça fonctionnait : faire les BT, expliquer aux agents comment scanner un BT, le récupérer et rentrer les heures… Puis nous avons commencé à déployer MAINTI4 dans les différents services à partir de septembre 2020, lorsque nous maîtrisions la validation des BT et DI. Ce sont les chefs de service qui valident ou rejettent les DI.
Aujourd’hui, chaque responsable de service (enfance, jeunesse, associations, sport, directeurs d’écoles, responsables médiathèques, police municipale…), a son accès et a été formé. Nous n’acceptons plus que les demandes faites par MAINTI4. Nous ne rentrons plus que les demandes des particuliers et des élus, qui font remontés les signalements par une autre application qui nous permet de faire des copiés collés de ces demandes pour les intégrer dans MAINTI4.
Une année a été nécessaire pour tout créer et déployer. En volumétrie, nous sommes aujourd’hui à environ 1000 demandes d’intervention par an, et entre 1500 et 1600 bons de travaux.
Au départ les agents de terrain craignaient que ça représente du travail supplémentaire et du « flicage », mais maintenant ils sont les premiers à l’utiliser et à créer leurs bons de travaux, c’est aussi un gain de temps pour eux. Ils ne reviendraient pas en arrière.