Témoignage de Sébastien HAREL – DST de la Mairie de CHATEAUGIRON.

Pouvez-vous présenter rapidement la mairie de Chateaugiron ?

Châteaugiron est une Commune Nouvelle d’Ille et Vilaine depuis le 1er janvier 2017. Nous avons gardé le même nom mais nous sommes regroupés avec deux autres communes, ce qui représente 10500 habitants contre 8500 auparavant.

Nous avons 120 agents et 2350 hectares de superficie.

Au niveau des infrastructures, nous gérons 50 bâtiments, dont : 1 château, 3 mairies annexes, 3 écoles, 1 restaurant scolaire, 3 médiathèques, 3 accueils de loisirs, 3 espaces jeunes, 2 salles polyvalentes, 4 églises, 3 centres techniques, 5 salles de sport et 3 stades (avec 9 terrains de foot) …

Pouvez-vous vous présenter ainsi que les services techniques ? 

Je suis Sébastien Harel, Directeur des Services Techniques depuis le 1er janvier 2019. Il n’y avait pas de DST avant, c’est en restructurant les services que nous avons créé ce poste.

Auparavant, j’étais déjà sur la commune de Châteaugiron en tant que responsable bâtiments depuis 2010, et de 2002 à 2010 j’étais chargé de mission à la mairie sur les gros projets.

Aujourd’hui, le service technique est composé de quatre sous services, avec chacun un responsable, ce qui représente 44 agents sur les 120 de la commune :

• Le service bâtiments / manifestations qui gère toute la partie entretien et maintenance des 50 bâtiments publiques qui vont du petit sanitaire au château de 4500 m2.
• Le service espaces verts qui est le plus gros des quatre services avec 18 agents sur les 44. Nous sommes labellisés « Ville 4 Fleurs » au niveau du comité national des villages fleuris. C’est le niveau le plus haut, donc il y a un niveau d’exigence assez poussé en termes de fleurissement et de qualité d’entretien. Nous gérons 63 hectares d’espaces verts dont 48 hectares de surface engazonnée, 10 hectares de zone naturelle et 5 hectares de massifs fleuris…
• Le service voirie et réseaux avec 60 km de voiries communales et 28 km de voies cyclables sur la commune.
• Le service entretien avec une douzaine d’agents pour faire le ménage et l’entretien de tous ces équipements.

Depuis combien de temps utilisez vous le logiciel MAINTI4 et comment étaient organisés les services techniques avant son utilisation ?

Nous avons commencé à utiliser MAINTI4 début 2020.

Avant, nous travaillions avec des tableurs Excel, en particulier pour le suivi des horaires des agents. Chaque fin de journée, ils devaient rentrer leurs heures et les affecter aux différents services et différents bâtiments pour pouvoir sortir au niveau comptabilité les coûts horaires / coûts par services etc…, c’était très chronophage.

Tout ce qui était demandes d’intervention se faisait par mail ou par téléphone, donc il y avait des ratés ou des oublis… Nous étions également relancés sur des travaux non réalisés alors que nous n’avions jamais reçu la demande … Maintenant l’avantage avec MAINTI4 c’est que nous avons une traçabilité.

Les listes de travaux que nous faisions aux agents étaient sur papier, voire parfois oralement, ou même sur des post-its. Ce n’était donc pas très cadré comme fonctionnement.

Pourquoi avoir choisi MAINTI4 pour la gestion de vos services techniques et comment s’est déroulée la mise en place avec les équipes de TRIBOFILM ?

Nous cherchions déjà depuis un an car la mise en place d’un logiciel de gestion des demandes d’intervention était une des missions qui m’avait été confiée lors de ma prise de poste de DST.

Certains de mes responsables connaissaient des logiciels concurrents mais n’en avaient pas été satisfaits : trop compliqué, trop de cases à remplir, c’étaient des usines à gaz… La démonstration de MAINTI4 nous avait rassuré sur ce point, l’intérêt étant de pouvoir mettre en forme une page d’accueil sur chaque poste en fonction des besoins de chacun.

Le choix s’est fait fin 2019, nous avons eu les deux jours de formation entre fin 2019 et début 2020, puis ça nous a pris environ un trimestre pour créer tout le patrimoine (aux responsables bâtiments, voiries, espaces verts et moi-même).

Nous avons rentré les 50 bâtiments jusqu’à la pièce, nos 280 et quelques rues, nos 160 lieux dits, tous les espaces verts par secteur (nous avons une 20ne de secteurs différents), toutes nos aires de jeux, nos terrains de foot et tous nos équipements, puis nous avons créé toutes les tâches que nous effectuons en interne (plomberie, électricité, menuiserie…), de même pour les espaces verts (tonte, désherbage, élagage, plantation…) et en voirie.

Au deuxième trimestre, nous avons commencé à rentrer nous même les DI dans MAINTI4 qui arrivaient toujours par mail ou téléphone. Nous gérions tout de A à Z pour savoir comment ça fonctionnait : faire les BT, expliquer aux agents comment scanner un BT, le récupérer et rentrer les heures… Puis nous avons commencé à déployer MAINTI4 dans les différents services à partir de septembre 2020, lorsque nous maîtrisions la validation des BT et DI. Ce sont les chefs de service qui valident ou rejettent les DI.

Aujourd’hui, chaque responsable de service (enfance, jeunesse, associations, sport, directeurs d’écoles, responsables médiathèques, police municipale…), a son accès et a été formé. Nous n’acceptons plus que les demandes faites par MAINTI4. Nous ne rentrons plus que les demandes des particuliers et des élus, qui font remontés les signalements par une autre application qui nous permet de faire des copiés collés de ces demandes pour les intégrer dans MAINTI4.

Une année a été nécessaire pour tout créer et déployer. En volumétrie, nous sommes aujourd’hui à environ 1000 demandes d’intervention par an, et entre 1500 et 1600 bons de travaux.

Au départ les agents de terrain craignaient que ça représente du travail supplémentaire et du « flicage », mais maintenant ils sont les premiers à l’utiliser et à créer leurs bons de travaux, c’est aussi un gain de temps pour eux. Ils ne reviendraient pas en arrière.

Quels impacts avez-vous pu mesurer à la suite de la mise en place de MAINTI4 ?

Le point positif c’est la traçabilité. Nous ne sommes plus relancés inutilement, car nous savons exactement quand la demande a été faite et par qui.

Les demandes sont plus claires et nous pouvons répondre facilement au demandeur quand il manque quelque chose en passant directement par l’application. C’est aussi un gain de temps, nous avons moins de mails et moins d’appels téléphoniques à traiter …

Pour les demandeurs, l’avantage est de leur garantir un vrai suivi. Ils ont un historique de toutes leurs demandes et sont avertis si des pièces sont en attente, et surtout si leur demande est bien prise en compte.

Lorsque nous refusons nous avons l’obligation de mettre une explication, donc comme ça c’est clair et ça évite que l’on nous relance sur la même demande un mois plus tard.

Nous avons de moins en moins de demandes non justifiées ou qui reviennent alors que nous avons expliqué, par exemple, qu’il n’y avait pas le budget.

Quels sont les autres services de la communes concernés par le déploiement de MAINTI4 ? Quels en sont les avantages ?

Comme je l’ai dit, nous avons déployé MAINTI4 dans tous nos services, mêmes pour les directrices d’écoles pour lesquelles nous avons installé très rapidement l’application. Elles sont très contentes du fonctionnement, car elles peuvent faire les signalements en fin de journée sans être obligées par manque de temps de le faire immédiatement.  Et surtout, elles connaissent la bonne prise en compte ou non de leur demande avec la date d’intervention et l’agent qui est intervenu.

Quelles relations entretenez vous avec les équipes de TRIBOFILM ?

Nous avons eu très peu à faire à vous, ce qui est plutôt bon signe et montre que nous avons été bien formés. Lorsque nous sollicitons votre service support, nous sommes toujours bien reçus et l’équipe est réactive.

Au début, nous étions 4 administrateurs, mais nous nous sommes vite aperçus que ça faisait trop de monde, donc nous ne sommes plus que 2. C’est plutôt mon collègue, monsieur Bertin, qui fait les demandes au support, mais s’il en a fait 4 ou 5 en 2 ans ce doit être le maximum et nous avons toujours eu les réponses que nous attendions assez rapidement.

Au départ, le plus compliqué était la création des comptes avec les différents droits d’accès. Je gère cette partie administration et j’ai mis en place une procédure. Mon collègue, lui, gère plus le suivi des bons de travaux, c’est lui qui vous remonte les demandes d’amélioration et qui suit également les tutos sur votre site et les webinars que vous proposez, ce qui permet de nous tenir au courant des évolutions. Nous gérons chacun notre partie sur le logiciel.

Que diriez vous à une collectivité qui hésite à investir dans un logiciel de gestion des services techniques ?

De notre côté nous n’avons aucun regret, MAINTI4 est devenu indispensable au bon fonctionnement de nos services. Au quotidien, la personnalisation de la page d’accueil est très pratique et simple à exploiter pour nos 4 principaux utilisateurs.

Nous avions fait le choix de ne pas mettre les plannings dessus car nous trouvions ça chronophage. Comme nous devons être assez réactifs sur des imprévus, nous préférons que les agents pointent sur les BT à la fin de la journée et même si c’est quelque chose d’imprévu les agents sont formés pour créer leur propre BT. Avec le système de codes-barres ils sont complètement autonomes. Ensuite ils scannent le BT papier avec la scanette à l’atelier, ils rentrent la durée, et si l’intervention n’est pas terminée ils peuvent mettre un commentaire pour expliquer pourquoi et où ils en sont…

C’est un outil que nous utilisons quotidiennement et j’encourage des collectivités à l’utiliser.

Aujourd’hui, nous avons des données chiffrées en quelques clics seulement sur les deux dernières années et c’est intéressant. Ça nous permet de justifier auprès de monsieur le maire combien de temps nous passons dans un équipement pour valoriser le temps et le coût passé auprès des utilisateurs.

Idem pour la directrice des services, ça lui permet de connaître le temps passé dans les écoles ou pour telle association sportive… Nous savons concrètement comment se répartissent les tâches et il y a eu de grosses surprises. Nous pensions, par exemple, que nous passions plus de temps en électricité / plomberie et finalement c’est de loin la manutention qui prend le plus de temps à nos agents. Ça nous a permis de mettre en avant certaine chose que les élus, ou nous-même ne pensions pas… Un autre exemple, pour les espaces verts, nous pensions que c’était la tonte qui prenait le plus de temps et en fait c’est le désherbage, ce qui nous a permis de faire sous-traiter ces tâches très chronophages afin de garder des tâches plus intéressantes pour nos agents comme la création et le fleurissement.

C’est un bon outil d’aide à la décision pour discuter avec nos élus.