Pourquoi avoir choisi de continuer d’évoluer avec MAINTI4 et comment s’est déroulée la mise en place avec les équipes de TRIBOFILM ?
Le logiciel a fait sa petite vie, entre temps nous avons intégré la métropole, il y a eu pas mal de mouvement de personnels aussi…donc jusqu’en 2019 nous ne l’avions pas beaucoup fait évoluer. Malgré tout, son usage est complétement intégré dans nos pratiques.
Il y a eu une tentative pour suivre les statistiques mais c’était trop complexes pour une petite structure comme la nôtre… Aujourd’hui vous avez un nouveau module BI plus accessible qui nous intéresse, mais ce sera une prochaine étape.
C’est assez récent mais c’est vrai que nous sommes passés d’un logiciel un peu dinosaure à quelque chose de beaucoup plus ouvert et intégré. Je ne suis pas utilisateur permanent, mais je suis pilote sur la mise en place du dossier et nous avons des utilisateurs permanents que sont les responsables bâtiments, infrastructures et PJ.
L’évolution se joue sur l’ergonomie, la rapidité de calcul avec beaucoup moins de latence, l’interface s’est largement améliorée, avec plus de souplesse dans la gestion des demandes puisqu’aujourd’hui vous avez des listings qui permettent une manipulation beaucoup plus simple en fonction du destinataire, le gestion des colonnes, etc… L’interface que nous pouvons nous même personnaliser est très intéressante avec les raccourcis qui permettent d’avoir beaucoup plus de souplesse.
Notre usage a donné lieu à un audit avant de passer à MAINTI4. Ce qui est réussi c’est ce que j’appelle l’entonnoir, c’est-à-dire qu’il n’y a plus une demande aujourd’hui à Saint-Cyr-sur-Loire qui ne passe pas par MAINTI4, donc les post-it, les courriels, etc…c’est terminé. Par exemple, pour toutes les demandes des écoles, il y a une interlocutrice unique qui nous fait toutes les demandes via MAINTI4. Pour les riverains, ça passe également par notre secrétariat qui transfère également les demandes dans le logiciel. Même entre nous, du service bâtiments vers le service espaces verts par exemple, nous passons par le logiciel pour faire nos demandes.
A ce jour, l’un des aspects les plus important, c’est la traçabilité, la mémoire, qui nous permet de retrouver l’ensemble de nos demandes quelques soit l’origine. Les utilisateurs sont essentiellement les services, il n’y a pas d’utilisateurs extérieurs de type riverains. Les élus ne l’utilisent pas, et les associations ou les professeurs des écoles non plus. Ce sont les autres services qui font l’interface avant de nous envoyer les demandes. Et aujourd’hui nous n’avons pas de perspectives d’évolution dans ces usages. Nous avons un préfiltre avec les services intermédiaires et les demandes qui nous arrivent sont pertinentes parce qu’elles ont déjà été traitées en amont.
Nous avons fait des tentatives pour travailler sur le magasin mais aujourd’hui nous ne l’utilisons plus pour une raison très simple : nous avons un magasin qui fonctionne quasiment sans stock, parce que nous sommes dans un secteur avec beaucoup d’entreprises sur Tours qui nous alimentent et nous n’avons pas besoin de gérer des stocks.
Sur la gestion des véhicules, nous pourrions évoluer, mais c’est plus compliqué en interne à mettre en place, même si ça reste un objectif pour avoir un vrai suivi dans le temps. Néanmoins, toutes les demandes de garage sont quand même faites via MAINTI4.
Nous avons donc une très bonne gestion de l’entrée et de la réponse aux demandes, mais nous souhaitons vraiment passer à la vitesse supérieure, d’une part sur les statistiques avec le module BI qui a l’air beaucoup plus souple que les statistiques de base, et ensuite, nous sommes en train de tester depuis peu la prise de données avec douchette par les chefs d’équipe et non plus par le secrétariat. Maintenant, ce sont les opérateurs de terrain qui saisissent leurs données de terrain. Nous récupérons ainsi les heures, les lieux… Nous avons travaillé sur ça pendant notre dernière formation MAINTI4, justement pour mettre à jour notre dossier et faire un peu de ménage.
Pour résumer les prochaines étapes donc, la mise en place du module BI, et puis nous souhaiterions accentuer l’usage de Maintidroïd pour certains agents. Sachant que nous avons deux classes d’agents, ceux qui ont un travail systématique et à l’autre extrême ceux qui travaillent vraiment à la demande (comme les agents du bâtiments). Pour ces derniers, il y aurait un intérêt d’avoir des retours directs alors que pour les autres le relevé d’heures et le relevé de présence sont suffisants.