Témoignage : MAINTI4, la GMAO adaptée aux centres médico-sociaux.

Dans le secteur médico-social, où les contraintes budgétaires côtoient des exigences réglementaires strictes, le choix d’un logiciel de GMAO ne relève jamais du hasard.

À travers ce nouveau témoignage, nous donnons la parole à Ludovic Bourguignon, Responsable Technique et Maintenance chez MELIORIS, qui revient sur l’expérience de son groupe avec MAINTI4.

Entre planification du préventif, centralisation des données et accompagnement du développement de cette organisation associative en pleine croissance, il partage le retour d’expérience de ses équipes et la manière dont la solution s’est imposée dans leur quotidien.

Pouvez-vous présenter MELIORIS en quelques chiffres ?

MELIORIS est un regroupement d’associations créé en 2012, avec la mise en place d’un siège véritablement structuré en 2019. Depuis, le groupe n’a cessé de grandir. Aujourd’hui, MELIORIS regroupe 10 établissements physiques, 17 sur le plan administratif, répartis entre deux établissements sanitaires principaux (Le Grand Feu et Le Logis des Francs), plusieurs foyers de vie pour personnes handicapées (Genets à Niort, Genets à Châtillon/Thouet), un EHPAD (Notre-Dame de Puyravault à Champdenier), un foyer de vie en Vendée (Orghandi à Saint Germain de Princay), deux MARPA à Périgné et à Couture-d’Argençon, et deux centres de santé à Niort et Brioux-sur-Boutonne.

L’organisation emploie plus de 500 salariés. Le patrimoine bâti dépasse les 40 000 m², dont 13 000 m² pour le seul établissement du Grand Feu.

Pouvez-vous vous présenter ainsi que votre service et vos missions ?

Ludovic Bourguignon, je suis Responsable Technique et Maintenance chez MELIORIS. J’ai commencé sur le site du Grand Feu en 2000, avant de rejoindre le siège en 2020 pour prendre en charge l’ensemble des établissements du groupe.

Mon équipe compte aujourd’hui 15 personnes — techniciens, agents de maintenance, technicien CVC, et un peintre rattaché au siège pour intervenir rapidement sur les petits travaux.

Mon quotidien, c’est avant tout du management : gestion des plannings, des achats, suivi des équipes sur le préventif, pilotage des travaux et gestion des dettes techniques héritées sur certains sites.
Nous avons également des projets d’envergure en cours, notamment sur la transition énergétique du Grand Feu : bilan énergétique, photovoltaïque, changement des productions thermiques, récupération de chaleur. MELIORIS s’est d’ailleurs engagée dans une démarche d’achats responsables visant une certification AFNOR.

Depuis quand et sur quels périmètres utilisez-vous MAINTI4 ? Comment fonctionniez-vous avant ?

Cela fait maintenant environ 5 ans que nous utilisons MAINTI4.

Avant MAINTI4, nous avions développé en interne, dès 2012, notre propre GMAO sur le site du Grand Feu. Avec le développement du groupe, il est devenu évident qu’il fallait faire évoluer l’outil. Nous avons mené une consultation avec trois solutions, dont celle liée à notre base documentaire. Assez rapidement, l’unanimité s’est faite autour de MAINTI4, le système qui correspondait le mieux à notre fonctionnement.

Aujourd’hui, MAINTI4 est déployé sur l’ensemble des établissements. Notre approche de déploiement est progressive et méthodique : on commence par mettre en place les demandes d’intervention, on établit une numérotation commune des pièces et du matériel, puis on intègre progressivement les contrats d’entretien, les obligations réglementaires, les gammes de préventif et les fiches équipement. L’avantage, c’est que 90 à 95 % du travail a déjà été réalisé sur les deux établissements sanitaires les plus importants, on duplique ensuite les fiches sur les autres sites en adaptant les particularités locales.

Quels impacts avez-vous pu mesurer grâce à l’utilisation de MAINTI4 ?

Honnêtement, nous n’avons pas encore eu le temps de nous poser pour sortir des indicateurs chiffrés. Le groupe est encore en forte croissance, le dernier établissement vient tout juste d’être intégré. Mais l’impact se ressent au quotidien : la demande d’intervention est bien maîtrisée, le suivi du préventif est en place, et MAINTI4 est devenu l’outil central de notre organisation.

Ce que j’attends pour la prochaine étape, c’est justement de commencer à exploiter l’historique accumulé pour sortir de vrais indicateurs de performance.

Si vous deviez mentionner un atout majeur de MAINTI4 pour votre fonctionnement, quel est-il ?

La facilité d’utilisation, sans hésiter. C’est ce qui nous a séduits lors du choix, et c’est ce qui se vérifie chaque jour. Mes collègues ont vraiment pris le réflexe GMAO : dès qu’un sujet arrive, ils pensent spontanément à comment l’intégrer dans MAINTI4. Ce réflexe est là parce que le système est simple à prendre en main.

Un autre point fort : la centralisation. Nous avons été démarchés par des éditeurs spécialisés dans le suivi de carnet sanitaire. Mais nous n’en avons pas besoin, MAINTI4 nous permet de construire nous-mêmes ces suivis. Pas besoin de multiplier les systèmes : tout est dans un seul outil.

Quelles évolutions envisagez-vous dans votre utilisation ?

D’abord, la mobilité : l’idée est de doter nos agents de terrain de tablettes pour saisir les interventions directement sur le site, sans avoir à repasser par un poste fixe. On envisage de mutualiser les tablettes entre établissements dans un premier temps, pour maîtriser les coûts, avant d’élargir.

Il y a aussi, comme dit précédemment la question des données chiffrées et des statistiques auxquelles nous devons nous attaquer.

A étudier également, le pilotage énergétique : nous sommes en train de déployer des compteurs sur nos sites pour suivre les consommations. MAINTI4 permet déjà de faire des relevés de compteurs, et à terme nous pourrons étudier la possibilité d’interfacer automatiquement notre GTC avec la GMAO.

Quelles relations entretenez-vous avec les équipes de TRIBOFILM ?

De très bonnes relations !

Nous avons des interlocuteurs réactifs, que ce soit côté formation, support technique ou commercial. J’espère d’ailleurs pouvoir me libérer pour la prochaine journée utilisateurs à La Rochelle, je n’avais pas pu y être l’an dernier, cette fois c’est prévu !

Que diriez-vous à un centre médico-social qui hésite à investir dans une GMAO ?

Je les inviterais d’abord à venir nous rencontrer, présenter comment ça fonctionne chez nous, sur le terrain — nous serons les meilleurs ambassadeurs !

Je leur dirais que même avec des budgets limités, comme c’est souvent le cas dans le médico-social, une GMAO apporte une vraie valeur. La principale, c’est la centralisation de l’information. Quand je suis arrivé sur certains sites, la remontée d’information était le problème numéro un. Avec MAINTI4, même sur des établissements où il n’y a qu’un seul agent, on évite d’avoir à chercher le cahier avec le risque de le perdre. On a un suivi clair, simple et fiable. 

Et aussi, sur les obligations réglementaires pour le suivi de l’eau, sécurité incendie, etc. : quand c’est bien mis en place, vous n’oubliez rien ! C’est particulièrement appréciable lors d’une commission de sécurité : l’inspecteur voit que tout est suivi, et la visite se passe sereinement.