Conservez la mémoire technique de votre collectivité !

Selon le baromètre annuel HoRHizons 2018, les services techniques devraient beaucoup évoluer d’ici 2030 : de nombreux agents seront concernés par un départ à la retraite.

Et si vous anticipiez ces départs ?

L’histoire de votre patrimoine communal repose souvent sur la mémoire d’une seule personne. Un départ en retraite, ou un arrêt maladie, implique souvent la perte d’informations et de savoirs.

L’histoire des travaux réalisés, les noms des contacts, les astuces propres à tel ou tel bâtiment, etc…, sont autant d’informations précieuses pour le bon fonctionnement des services d’une commune. Être privé de ces informations peut donc avoir de véritables conséquences : augmentations des dépenses, perte de temps…

Pour anticiper et passer le relais en douceur, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des services techniques peu s’avérer judicieuse à plus d’un titre :

  • Constitution d’une base de données. Au fil de l’eau, les informations sont renseignées dans le logiciel : plans, références, contacts… sont stockés et deviennent accessibles.
  • Historique des travaux réalisés, à chaque intervention. Les éléments techniques sont collectés et le suivi des actions réalisées devient plus simple.

Le passage de relais peut également être l’occasion d’une évolution dans la façon de travailler. Aujourd’hui à l’heure d’internet et de l’information en temps réel, les attentes des citoyens et des différents services sont nombreuses et demandent nécessairement une optimisation des méthodes de travail :

  • assurer le suivi en temps réel de l’évolution d’une demande de travaux,
  • centraliser les demandes et éviter la double saisie ou la perte d’informations,
  • améliorer la qualification de la demande,
  • avoir des statistiques pour valoriser les interventions auprès des autres services, des écoles, des associations…

Autant de points qu’il est facile d’améliorer avec un outil adapté.

Enfin, quand les territoires doivent toujours faire plus avec moins, prendre la bonne décision de gestion et de pilotage devient crucial :

  • connaître de façon simple les coûts des actions réalisées, ou des équipements,
  • suivre les contrats et anticiper les contrôles réglementaires,
  • suivre les stocks et les commandes avec précision (produits d’entretien, mobilier scolaire, parc informatique…).

Des leviers facilement accessibles avec un logiciel de gestion des services techniques.

Vous pensez à équiper votre collectivité ? Contactez-nous !

Sources : Publication de l’enquête Horizon 2018

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