Gérer les articles sérialisés et réparables dans une GMAO

Dans les services de maintenance, la gestion fine des équipements techniques est devenue un enjeu stratégique, notamment dans les secteurs réglementés comme l’industrie, le biomédical, l’énergie ou les services publics. Certains articles ne peuvent pas être suivis uniquement par référence ou quantité : ils nécessitent un suivi individuel, précis et traçable tout au long de leur cycle de vie.

C’est dans ce contexte que s’inscrit la Sérialisation et gestion des réparables dans une GMAO. Elle permet de gérer les articles dotés d’un numéro de série unique, d’assurer leur traçabilité complète et de piloter l’ensemble des opérations associées : pose, dépose, maintenance, réparation, échange standard et mise hors service.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est un article sérialisé et réparable, pourquoi leur gestion est essentielle dans une GMAO moderne et permet de répondre aux enjeux opérationnels, réglementaires et économiques des équipes de maintenance.

Qu’est-ce qu’un article réparable ?

Un article réparable est un équipement qui, en cas de panne ou de dysfonctionnement, peut être réparé puis remis en service, en interne ou via un prestataire externe. Ces articles sont souvent coûteux, stratégiques et essentiels à la continuité de l’activité.
Dans la majorité des cas, un article réparable est également sérialisé, car son suivi individuel est indispensable pour :

• Connaître le nombre de cycles de réparation.
• Évaluer le coût cumulé des réparations.
• Suivre les délais d’immobilisation.
• Décider s’il est plus rentable de réparer ou de remplacer .

Exemples d’articles réparables sérialisés :

• Moteurs
• Pompes industrielles
• Cartes électroniques
• Vérins, réducteurs, compresseurs
• Équipements biomédicaux ou de laboratoire
• Instruments de mesures
• Matériels autoportatifs (souffleurs, tronconneuses..).

Différence entre article standard et sérialisé

Les articles standards et sérialisés répondent à des besoins de gestion différents. Le tableau suivant compare leurs caractéristiques clés et leurs implications dans une GMAO.

Pourquoi gérer les articles sérialisés et réparables dans une GMAO ?

1. Une traçabilité complète des équipements

La GMAO permet d’associer chaque mouvement, intervention ou réparation à un numéro de série précis. Cela évite les erreurs, fiabilise les données et facilite les audits réglementaires, notamment dans l’industrie, l’énergie, la santé ou les collectivités.

2. Une gestion optimisée des articles réparables

Grâce à la sérialisation, la GMAO offre une vision claire sur :

• Les articles en attente de réparation.
• Les pièces envoyées en atelier interne ou chez un fournisseur.
• Les délais et coûts de réparation.
• La rotation des réparables sur le parc.

Cette visibilité permet de réduire les immobilisations et d’améliorer la disponibilité des équipements.

3. Une meilleure maîtrise des coûts de maintenance

Le suivi détaillé du cycle de vie permet de maitriser les coûts d’un article :

• Coût d’achat.
• Coûts de maintenance et de réparation.
• Temps d’immobilisation.
• Durée de vie réelle .

Ces données sont essentielles pour arbitrer entre réparation, reconditionnement ou remplacement.

4. Conformité réglementaire et qualité

Dans de nombreux secteurs, la traçabilité des équipements est une obligation. La gestion des articles sérialisés et réparables dans une GMAO garantit un historique fiable et horodaté, indispensable lors des inspections et audits qualité.

Pourquoi sérialiser un article dans une GMAO ?

La sérialisation consiste à rendre un article unique en lui attribuant un numéro de série. Dans une GMAO, ce numéro devient la clé d’entrée pour suivre l’article individuellement, de son entrée en stock jusqu’à sa fin de vie.

Sérialiser un article permet de suivre précisément chaque article tout au long de son cycle de vie, en associant à un même numéro de série l’ensemble des informations techniques, historiques et réglementaires.

Cette approche répond à plusieurs enjeux majeurs de la maintenance moderne.

1. Qualité : connaître la configuration exacte des équipements

Grâce à la sérialisation, la GMAO permet de connaître avec précision :

• La configuration réelle d’une machine.
• Les équipements installés à un instant donné.
• Les remplacements effectués au fil du temps.

Cette traçabilité est essentielle pour garantir la qualité des équipements, éviter les erreurs de montage et sécuriser les interventions futures.

Exemples :

• Obtenir la liste des équipements sérialisés disponibles en magasin, en réparation ou chez le fournisseur : 
  Un responsable maintenance peut, en quelques clics, extraire la liste des articles sérialisés disponibles en magasin, en cours de réparation ou actuellement chez un fournisseur. Chaque équipement étant identifié par un numéro de série unique, la GMAO offre une vision claire et fiable de leur état et de leur localisation. Cela facilite la prise de décision, limite les immobilisations inutiles et améliore la gestion des stocks et des réparations. 
• Identifier l’emplacement en production des articles sérialisés entre 2 dates : 
  La sérialisation permet également de retracer précisément où un équipement a été utilisé dans le temps. Il devient possible d’identifier l’emplacement en production des articles sérialisés entre deux dates données, par exemple pour analyser un incident qualité, vérifier une configuration passée ou répondre à une exigence réglementaire. Cette information est précieuse pour sécuriser les processus, comprendre l’historique d’utilisation et anticiper les actions de maintenance. 

2. Sécurité : tracer les interventions et les événements clés

La sérialisation permet d’associer à chaque article :

• Les interventions réalisées.
• Les dates de montage et de dépose.
• Les dates de dernière révision ou de contrôle.
• Les opérations réglementaires obligatoires.

En cas d’audit, d’incident ou d’inspection, la GMAO fournit un historique fiable et horodaté, indispensable pour démontrer la conformité et sécuriser les installations.

Exemple :

• Analyser l’historique de réparation d’un équipement critique :
  Grâce au numéro de série, il est possible de savoir combien de fois un moteur a été réparé avant d’être remplacé définitivement. La GMAO centralise l’ensemble des interventions effectuées sur cet équipement : pannes récurrentes, types de réparations, délais d’intervention et coûts associés. Cette traçabilité permet non seulement de justifier le remplacement auprès de la direction ou lors d’un audit, mais aussi de renforcer la sécurité en évitant le maintien en service d’un équipement devenu trop défaillant ou à risque. 

3. Suivi technique : maîtriser la maintenance et les réparations

Sur le plan technique, la sérialisation permet un suivi fin de la maintenance :

• Nombre de réparations réalisées sur un même article.
• Évolution de son état au fil du temps.
• Limitation du nombre de réparations autorisées.

Exemple :

• Maîtriser le cycle de vie d’un moteur électrique :
  Prenons le cas d’un moteur électrique pouvant être rebobiné un nombre limité de fois. Grâce à la sérialisation, chaque intervention est associée au numéro de série du moteur dans la GMAO. Il devient alors possible de visualiser immédiatement le nombre de réparations déjà effectuées, leur nature et leur fréquence. 
  Cette traçabilité permet aux équipes de maintenance de prendre des décisions objectives : poursuivre une réparation si le seuil n’est pas atteint, ou planifier un remplacement lorsque le moteur approche de sa limite technique. Résultat : une maintenance mieux maîtrisée, des risques de panne réduits et une optimisation des coûts sur l’ensemble du cycle de vie de l’équipement. 

Quand faut-il sérialiser un article ?

La sérialisation n’est pas nécessaire pour tous les articles. Elle est particulièrement recommandée lorsque l’article est unique, critique ou réglementé.

Les cas les plus courants sont :

• Articles coûteux ou à forte valeur.
• Articles installés sur des équipements sensibles ou critiques.
• Articles soumis à une maintenance préventive ou réglementaire.
• Articles envoyés en réparation interne ou externe.
• Articles ayant une durée de vie limitée ou un nombre de cycles de réparation restreint.

Dans ces situations, la sérialisation dans la GMAO devient un levier indispensable de maîtrise des risques, des coûts et de la conformité. 

Comment mettre en place la gestion des articles sérialisés et réparables dans une GMAO ?

1. Identifier les articles à sérialiser et à réparer

Tous les articles ne doivent pas être sérialisés. Il est recommandé de cibler :

• Les équipements critiques pour l’activité.
• Les articles coûteux.
• Les pièces réparables.
• Les éléments soumis à des obligations réglementaires.

2. Créer des fiches articles complètes dans la GMAO

Chaque article sérialisé ou réparable doit disposer d’une fiche intégrant :

• Numéro de série.
• Statut (en stock, installé, en réparation, réformé).
• Historique des mouvements.
• Historique des maintenances et réparations.
• Fournisseurs et contrats associés.
• Valeur initiale.

3. Suivre précisément les mouvements et réparations

Chaque action doit être tracée dans la GMAO :

• Installation sur un équipement.
• Dépose et transfert.
• Envoi en réparation.
• Retour de réparation et remise en stock.

Cette traçabilité est essentielle pour fiabiliser les données et piloter les réparables.

4. Définir des règles de gestion internes

La performance du suivi repose aussi sur des règles claires :

• Qui valide les réparations ?
• Comment sont gérés les retours fournisseurs ?
• À partir de quel seuil décide-t-on de remplacer un article ?

Cycle de vie d’un article sérialisé et réparable

Dans une GMAO, un article sérialisé est suivi tout au long de son cycle de vie. Le schéma suivant présente les principales étapes de ce suivi et les événements clés associés.

Bénéfices concrets pour l’entreprise et les équipes de maintenance

Réduction des coûts

• Moins d’achats inutiles.
• Meilleure gestion des réparables.
• Optimisation des stocks.

Fiabilité et disponibilité des équipements

• Réduction des pannes imprévues.
• Diminution des temps d’immobilisation.
• Meilleure planification des maintenances.

Pilotage stratégique et vision patrimoniale

• Décisions basées sur des données fiables.
• Meilleure gestion des investissements.
• Valorisation du patrimoine technique.

Bénéfices /risques

Comparer une gestion avec ou sans sérialisation permet de mesurer concrètement les impacts sur la maintenance, les coûts et la conformité.

Conclusion

La gestion des articles sérialisés et réparables dans une GMAO est un levier majeur pour optimiser la maintenance, réduire les coûts et garantir la conformité réglementaire. En assurant un suivi précis du cycle de vie, des réparations et des coûts associés, la GMAO devient un véritable outil de pilotage stratégique.

Mettre en place une gestion structurée des articles sérialisés et réparables permet aux entreprises de gagner en fiabilité, en performance opérationnelle et en visibilité sur leur patrimoine technique, tout en améliorant le quotidien des équipes de maintenance.

Notre logiciel MAINTI4, avec son module Articles sérialisés, accompagne les entreprises dans cette démarche en offrant un suivi complet de chaque équipement, de son historique de maintenance à sa traçabilité complète. Il facilite la planification des interventions, la gestion des coûts et la prise de décision, transformant ainsi la gestion des articles sérialisés en un avantage compétitif tangible.

Pour en savoir plus :