Optimisation de l’organisation de la maintenance dans les établissements sanitaires et médico-sociaux

La maintenance des établissements sanitaires et médico-sociaux est complexe et soumise à de nombreuses contraintes.

Il s’agit avant tout de maintenir le confort, l’hygiène et la sécurité des patients / résidents, ainsi que du personnel.

La maintenance du patrimoine, en fonction de la typologie ERP, la technicité et la complexité des installations, les normes et responsabilités juridiques, nécessite une gestion rigoureuse du plan de maintenance.

Le cœur des missions de maintenance de ces établissements

Les équipes de maintenance des établissements sanitaires et médico-sociaux prennent en charge les travaux d’entretiens courants des bâtiments et des divers équipements. Elles doivent notamment :

• avoir une visibilité parfaite des installations et des équipements,
• réduire et maîtriser les budgets d’investissement et de fonctionnement,
• traiter les demandes d’interventions des différents services avec réactivité pour assurer une continuité 24h/24 et 7j/7,
• assurer l’entretien et la réparation des équipements électriques voire électroniques,
• entretenir la plomberie, le chauffage, la climatisation…,
• assurer l’aménagement des locaux et l’installation du mobilier,
• assurer la gestion des déchets,
• suivre la gestion des commandes et des stocks de matériel,
• suivre les interventions des prestataires extérieurs,
• assurer le respect des règles d’hygiène et de sécurité,
• …

Leurs fonctions varient selon la taille et le type de l’établissement (hôpital, EPHAD,…), mais dans tous les cas, elles doivent pouvoir intervenir rapidement et de manière fiable afin d’assurer le bon fonctionnement de celui-ci.

Les réglementations de ces établissements, en matière de sécurité et d’hygiène, interviennent dans de nombreux secteurs comme :

• l’eau (pour prévenir, par exemple, des risques de légionelloses),
• les fluides médicaux,
• les dispositifs de traitement de l’air,
• la maintenance et le contrôle qualité des dispositifs médicaux,
• la prévention des incendies…

En tant que garant du respect des normes de sécurité et d’hygiène, elles participent activement à la démarche qualité de leurs établissements.

Confrontés à des équipements technologiques de plus en plus sophistiqués, et à l’évolution régulière des contraintes réglementaires appliquées aux établissements recevant du public et, en particulier, aux établissements sanitaires et médico-sociaux, elles doivent être en capacité de s’adapter et de pouvoir répondre efficacement aux besoins. Cela nécessite une véritable rigueur dans la gestion et l’organisation de la maintenance.

Des solutions pour simplifier l’ensemble des missions de maintenance dans ces établissements

L’objectif premier de la maintenance dans les établissements sanitaires et médico-sociaux est donc bien d’assurer une fiabilité et une durabilité des équipements et des locaux dans leur ensemble. L’enjeu est considérable, car il touche à la santé des patients / résidents et du personnel. Un mauvais suivi de la maintenance peut avoir des conséquences dramatiques.

De plus, il est important pour ces établissements d’assurer une maîtrise de leur performance et pour les directions de pouvoir répondre aux évaluations et d’assurer une communication institutionnelle.

Grâce à un logiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur nouvelle génération, il est possible avec un seul outil de :

• recenser et qualifier l’ensemble du patrimoine des bâtiments et des équipements,
• pouvoir assurer une meilleure gestion des budgets,
• analyser les données et obtenir des indicateurs de performance pour mettre en place de meilleures stratégies,
• assurer une meilleure communication entre les différents services et la maintenance,
• suivre les stocks et les inventaires des pièces détachées et du matériel,
• suivre les différentes demandes d’interventions, les planifier, et avoir un suivi en direct pour les demandeurs,
• programmer les opérations de maintenances préventives,
• suivre les opérations de maintenances curatives,
• assurer le suivi des déchets,
• suivre les interventions et les contrats  des prestataires extérieurs,
• garantir le respect des procédures,
• avoir une traçabilité des interventions et des historiques afin de répondre aux différents contrôles réglementaires,
• travailler en mobilité avec des supports smartphones ou tablettes.

Etant donné la multiplicité des tâches, les équipements de plus en plus complexes, et les nombreux enjeux, l’utilisation d’une GMAO est difficilement évitable pour ces établissements afin de pouvoir structurer leur plan de maintenance et répondre aux normes en vigueur. Gain de temps, d’efficacité, de rigueur et diminution des coûts sont à la clé.

Conclusion

Le bon fonctionnement de la maintenance dans les établissements sanitaires et médico-sociaux est donc la garantie du fonctionnement des services 24h/24 et 7j/7 dans des conditions optimales.

Dans une période de crise sanitaire, comme celle que nous traversons avec la Covid-19, ces enjeux sont encore plus mis en lumière avec de nouvelles procédures à mettre en œuvre : création de cellules de crise, création de sas de décontamination, mise en place de signalétique pour éviter les croisements, approvisionnement et gestion de stock du matériel nécessaire, etc. Autant de missions qui reviennent aussi aux services maintenance.

L’utilisation d’un logiciel GMAO performant, et facile d’utilisation pour l’ensemble du personnel, n’est donc plus une simple alternative mais bien indispensable.

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