Si digitaliser sa maintenance avec un logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) semble de plus en plus indispensable pour bon nombre de services maintenance, certaines idées reçues ont la vie dure et peuvent parfois être un frein pour franchir le cap.
Nous en avons retenu 6 parmi les plus répandues sur la GMAO et tentons ici de démêler le vrai du faux !
1- Une GMAO ? C’est pour les grandes entreprises.
Une croyance des plus tenaces mais aussi des plus fausses !
En réalité, la GMAO s’adapte à toutes les tailles de structures. Que vous soyez une PME avec quelques équipements ou une collectivité territoriale gérant un parc technique varié, il existe des solutions adaptées à vos besoins.
Les petites structures tirent même souvent plus d’avantages d’une GMAO car elles disposent de moins de ressources humaines.
La digitalisation des tâches leur fait gagner un temps précieux. Le retour sur investissement est aussi souvent plus rapide grâce à des processus simplifiés.
Les éditeurs proposent des GMAO paramétrées, prêtes à l’emploi, avec des déploiements simplifiés et des modules évolutifs qui permettent d’avancer pas à pas.
2- Une GMAO ? C’est long et compliqué à mettre en place.
Les GMAO actuelles ont des interfaces intuitives et des processus de déploiement éprouvés. Les solutions Saas (Software as a Service) ne nécessitent plus d’installation sur les serveurs des entreprises et facilitent la prise en main, ce qui permet d’éviter toutes les barrières “informatiques”. En suivant quelques règles simples, la mise en œuvre peut être grandement facilité :
- Impliquez vos équipes « futures utilisatrices” dès le départ du projet jusqu’au paramétrage, vous vous assurez une adoption réussie.
- Ayez une approche progressive en commençant par les fonctionnalités clés et les éléments critiques (équipements et pièces de rechanges par exemple).
- Assurez-vous que votre éditeur propose un accompagnement et une formation adaptés.
Pour aller plus loin : Les 3 clés d’un déploiement réussi de votre GMAO !
3- Une GMAO ? C’est inutile, Excel suffit.
Excel est effectivement un outil largement utilisé dans les services maintenance, mais si le logiciel présente certains avantages (comme la gratuité), il n’est pas conçu pour la gestion de maintenance et montrera rapidement ses limites (fichiers multiples non synchronisés, risque de perte de données, pas d’alerte automatiques, partages des informations complexe…).
Le passage d’Excel à une GMAO génère incontestablement un gain de productivité grâce notamment à :
- la centralisation des informations,
- les plannings optimisés,
- les alertes programmées,
- la mobilité,
- le travail collaboratif facilité,
- …
Pour aller plus loin : GMAO Excel ou logiciel métier pour ma maintenance ?
4- Une GMAO ? Ça coûte cher.
Le coût est souvent un frein pour les directions :
Pourtant, avec l’essor du SaaS, les solutions GMAO sont devenues beaucoup plus accessibles. Fini les investissements lourds en licences et infrastructures IT ! Les modèles d’abonnement permettent de maîtriser les coûts et de les adapter à vos besoins réels.
Le retour sur investissement (ROI) d’une GMAO se mesure rapidement :
- réduction des pannes,
- maitrise et optimisation des stocks,
- amélioration de la productivité des équipes…
Ce sont de bons arguments pour convaincre votre direction !
Pour aller plus loin : Convaincre ma direction d’investir dans un logiciel GMAO
5- Une GMAO ? Mes équipes ne l’utiliseront pas.
“La GMAO va remplacer les techniciens !”, “Ils veulent mettre en place une GMAO pour nous surveiller ! ”, “C’est trop compliqué à utiliser, on n’y connait pas assez en informatique !” …. Ce sont quelques-unes des craintes légitimes mais qui seront temporaires si les équipes sont associées dès le départ au processus !
Les nouvelles générations de GMAO sont conçues pour être ergonomiques et intuitives. Beaucoup proposent même des applications mobiles qui permettent aux techniciens de travailler directement sur le terrain depuis des smartphones ou tablettes.
Les bénéfices pour les équipes sont vite valorisés :
- moins de paperasse et des informations directement accessibles,
- une meilleure planification et moins d’urgences,
- plus de temps sur le terrain que derrière un ordinateur,
- une reconnaissance du travail accompli grâce à des statistiques et des données précises,
- …
L’adhésion vient naturellement lorsque les utilisateurs constatent que l’outil leur facilite vraiment la vie au quotidien.
Pour aller plus loin : GMAO mobile : 5 bonnes raisons d’équiper vos équipes.
6- Une GMAO ? On devient dépendant de l’éditeur et on ne peut plus en changer.
La crainte de la complexité pour changer de solution GMAO est encore une fois compréhensible mais cette problématique peut être largement maîtrisée en prenant les bonnes précautions.
En effet, selon les éditeurs, les données ne peuvent pas être exportées ou les coûts de migration sont prohibitifs et les utilisateurs ne souhaitent pas perdre tout leur historique lors d’un changement.
Afin de minimiser ces risques :
- Vérifiez la portabilité des données (formats d’export standards, API permettant l’intégration avec d’autres systèmes, documentation claire des structures de données…),
- Privilégiez des éditeurs reconnus sur le marché (solutions qui respectent les normes sectorielles, technologies éprouvées, communauté d’utilisateurs active…).
- Ne sous-estimez pas l’accompagnement, les conseils et la formation de votre éditeur pour une prise en main facile et un démarrage dans sur de bon rail dès le départ.
Parfois, repartir de zéro peut aussi être une bonne alternative à ne pas écarter complétement selon la situation.
En conclusion : passez des craintes aux opportunités
Ces 6 idées reçues témoignent souvent d’une vision datée du marché de la GMAO. Les solutions actuelles sont plus accessibles, plus simples à déployer et moins contraignantes que jamais. Elles s’adaptent à tous les contextes et tous les budgets.
La question n’est plus de savoir si vous avez besoin d’une GMAO, mais plutôt quelle solution correspond le mieux à vos enjeux spécifiques.
Vous souhaitez dépasser ces idées reçues et découvrir concrètement ce qu’une GMAO peut apporter à votre organisation ? Contactez-nous !