GMAO Excel ou logiciel métier pour ma maintenance ?

Quelles sont les différences entre une GMAO développée sous tableur et une GMAO professionnelle ?

Est-il préférable d’investir dans un logiciel dédié et adapté à la maintenance, ou faut-il développer un outil sur mesure ?

Cet article tente de dresser les avantages et inconvénients de chaque solution afin de vous permettre de quantifier l’intérêt d’utiliser un logiciel adapté.

Rappel de ce qu’est la GMAO : il s’agit d’un logiciel métier (Gestion de la Maintenance Assisté par Ordinateur) conçu pour gérer la maintenance des équipements d’une entreprise ou d’une collectivité. Une GMAO permet la gestion complète du parc machines, du patrimoine, des biens actifs, l’analyse du curatif, l’organisation des interventions préventives et réglementaires, la gestion des stocks et des achats, le reporting à travers les tableaux de bord et les statistiques, en prenant en compte les réalités du terrain.

Les avantages et les limites d’un développement sous Excel

La gestion et le suivi des interventions sous Excel n’est pas une nouveauté. Il est, en effet, possible de créer une GMAO à partir du célèbre tableur. Si l’on sait le développer, avec du temps, un peu de maîtrise et d’inventivité, on obtiendra un outil permettant la planification des interventions des techniciens, la gestion des équipements, des véhicules, ou le suivi des stocks…

Parmi les avantages d’Excel pour la gestion de sa maintenance, voici ce que l’on retrouve le plus souvent :

• la gratuité,
• la grande souplesse dans l’enregistrement des données souhaitées,
• la personnalisation,
• la transmission et la compréhension facile pour les collaborateurs,
• l’accessibilité sur de nombreux supports (ordinateurs, tablettes…),

Cependant, le tableur montrera rapidement ses limites. Pour une utilisation fréquente, il s’avérera peu efficace face aux besoins des responsables et des techniciens de terrain. Voici quelques uns des inconvénients les plus remontés par les équipes:

• pas de système d’alerte, pas de notifications, ni de rappel ou de calendrier,
• difficulté à être utiliser par plusieurs collaborateurs en même temps et pas adapté à la mobilité,
• incertitude sur la mise à jour des données (date de mise à jour, par qui) et danger de la multiplication des versions d’un même fichier,
• difficulté sur la gestion des droits (tout ou rien en terme d’accès),
• difficulté à croiser les données pour exploiter au mieux le fichier (données généralement éparpillées dans plusieurs fichiers ou plusieurs onglets),
• analyse et calculs d’indicateurs complexes.

Au delà de l’aspect technique et quotidien, il y a aussi l’aspect réglementaire, et les auditeurs pour les conformités sont plus « rassurés » si un logiciel métier est en place et utilisé par tous.

Quelles différences entre une GMAO développée sous tableur et un logiciel de GMAO professionnel ?

Lorsque l’on fait le choix de développer sa GMAO avec Excel, les premiers arguments sont souvent ceux de la gratuité et l’aspiration d’obtenir un outil sur mesure.
Mais attention ! Il faut tout de même compter le temps passé au développement de l’outil (que ce soit en interne ou en faisant appel à un prestataire), et cela peut vite devenir important. Sans compter les bugs incontournables des premières versions…

De plus, les personnes qui développent ne pourront pas forcément assurer le suivi et l’évolution de l’outil dans la durée (personnel qui quitte l’entreprise, prestataire qui n’existe plus, technologie obsolète…), c’est alors tout un ensemble de données qui n’est plus utilisable quand un problème est rencontré dans le fichier.

La force d’une GMAO est de pouvoir s’adapter dans le temps aux évolutions des modes de fonctionnements et aux nouvelles technologies, ce qui ne sera pas forcément évident avec un outil développé sur Excel qui a, comme on a pu le voir, ses limites.

D’autre part, un outil développé en interne peut difficilement assurer une haute garantie quand à la sécurité des données.

Un logiciel de GMAO, si l’on fait le bon choix, sera rapidement utilisable, par l’ensemble des équipes concernées et facilitera l’ensemble des missions grâce à des modules adaptés comme par exemple :

• la gestion d’un référentiel commun (machines, bâtiments, parc automobiles) intégrant une gestion documentaire,
• la planification et le suivi des demandes d’interventions,
• la saisie et l’exploitation des bons de travaux et leurs historiques,
• la gestion des droits selon le type d’utilisateurs (chefs de service, techniciens…),
• la géolocalisation des interventions,
• la gestion des stocks (seuils d’alerte),
• la gestion des achats intégrées ou en interface avec un logiciel tiers,
• des statistiques personnalisables précises et fiables,
• la possibilité d’être terrain en utilisant l’application sur smartphone ou tablette,
• …

Face à l’argument tarifaire, il est important de rappeler qu’il existe une réelle corrélation entre l’installation d’une GMAO fonctionnelle et la performance de production.

Pour ce qui est du « sur mesure », une GMAO professionnelle est en capacité de s’adapter aux besoins et spécificités de chacun de ces clients. Une GMAO peut aussi facilement s’interfacer avec d’autres Systèmes d’informations internes à l’entreprise et permet ainsi d’éviter la répétition des saisies.

Pourquoi choisir MAINTI4 ?

Il est difficile de faire son choix lorsque l’on prend la décision d’investir dans un logiciel métierl.

MAINTI4 est une GMAO qui a été conçue avec et pour le terrain, avec plus de 25 ans d’expérience. C’est donc un logiciel qui a fait ses preuves ! En quelques clics, vous obtenez un outil clé en main et adapté à vos besoins.

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