Pourquoi utiliser la GMAO pour gérer ses sous-traitants de maintenance ?

L’intérêt d’utiliser un logiciel de GMAO pour les interventions des services de maintenance n’est plus à prouver. En revanche, qu’en est-il pour les entreprises faisant appel à des sous-traitants ?

De nombreuses entreprises sous-traitent leur maintenance, que  ce soit partiellement ou totalement. Cela engendre une logistique et un suivi spécifique, bien au-delà de l’aspect contractuel.

 

Que signifie sous-traiter sa maintenance ?

La sous-traitance est le fait pour une entreprise de déléguer à une autre entreprise l’exécution de tout ou partie de son activité. Une solution qui a ses avantages, mais aussi, ses inconvénients.

Le fait de sous-traiter permet notamment de pouvoir se consacrer entièrement à la production, où de se libérer d’équipes maintenances internes (souvent trop nombreuses lorsque tout fonctionne et insuffisantes en cas de panne). Le risque peut cependant être de perdre une partie de son savoir-faire, d’être dépendant de son prestataire de services, ou de payer un forfait annuel de maintenance ne correspondant pas à la réalité des besoins…

Il est don nécessaire de mettre en place une véritable collaboration, permettant de conserver la maîtrise de l’information et de tout ce qui se fait dans ses ateliers. Cette transparence doit être spécifiée sur le contrat et peut être facilitée par l’utilisation d’un logiciel de GMAO.

 

Que peut apporter la GMAO pour gérer sa relation avec les sous-traitants ?

Une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) au-delà de ses nombreuses fonctionnalités, permet d’uniformiser le process avec une seule et même solution.

Lorsque l’on sous-traite sa maintenance, utiliser la GMAO de son entreprise permet de conserver toutes les données, dans le cas, par exemple, d’un changement de prestataire. La GMAO rend possible le suivi des heures effectuées par le sous-traitant, et l’analyse du niveau d’économie par rapport au contrat établi.

Un autre intérêt, qui a son importance, est de pouvoir gérer les documents réglementaires et de sécurité liés à la sous-traitance, comme les attestations URSSAF, les plans de préventions, les permis de feu, les consignes particulières, les ports d’EPI, et autres consignes.

Rappel : Plan de prévention
Le plan de prévention permet de limiter les risques liés à la coactivité des personnes sur le lieu d’une intervention. Il permet à l’entreprise utilisatrice de formaliser les mesures générales applicables par l’ensemble des entreprises extérieures, et les mesures particulières à chaque entreprises en fonction de la réalité de son intervention future. Ce document sert à identifier et analyser les risques d’interférences entre les activités, les installations, et à mettre en place des mesures de prévention.

La GMAO permet de suivre les contrats avec les prestataires que ce soit les fournisseurs ou les sous-traitants. L’entreprise a donc une meilleure vision sur les interventions, les demandes en cours, et les engagements du prestataire dans le cadre du contrat établi.

Deux cas de figures peuvent se présenter. Soit le sous-traitant utilise la GMAO et tout est enregistré, soit il ne l’utilise pas mais il est tout de même possible de faire un suivi.

Le sous-traitant utilise la GMAO de l’entreprise :

En dotant les sous-traitants du logiciel de GMAO de l’entreprise, le suivi de la prestation est maîtrisé, ainsi que la qualité de la prestation. L’historique des interventions se constitue au fil de l’eau.

Quelques conseils :

• sécuriser les accès afin que le prestataire ne puisse voir que les équipements et les fonctionnalités le concernant,
• délimiter les actions possibles ou non dans le logiciel,
• s’assurer que les check-lists sont complètes et obligatoires pour certains champs importants afin d’améliorer la qualité des prestations et le bon respect du contrat,
• rendre la signature obligatoire à la fin de l’intervention, afin de s’assurer de la traçabilité,
• mettre à disposition une solution mobile afin qu’ils puissent facilement et rapidement entrer les informations dans la GMAO

Le sous-traitant n’utilise pas la GMAO de l’entreprise :

Il est tout de même possible pour l’entreprise d’enregistrer les sous-traitants afin de constituer un historique et de pouvoir traiter certaines données.

Quelques conseils :

• planifier les interventions et les mails automatiques afin de confirmer chaque visite,
• envoyer votre commande de prestation rapidement pour toute intervention hors contrat,
• faire le suivi de l’intervention du sous-traitant dans la GMAO : ajouter le coût de main-d’œuvre, de pièces détachées, ainsi que le numéro de commande ou de bon de livraison,
• ajouter le document que votre sous-traitant vous remet en pièce jointe de votre bon de travaux.

 

 

L’utilisation d’un logiciel de GMAO facilite donc la gestion quotidienne des sous-traitants (mail de rappel automatique, planification, envoi de commande…). c’est la garantie d’un suivi précis des interventions et de données exploitables (statistiques, coûts, historiques…).

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