Le logiciel de gestion des services techniques : un atout en situation de crise sanitaire?

La pandémie et la situation de crise que nous traversons obligent les collectivités locales à revoir leur organisation.

C’est tout particulièrement le cas pour les services techniques qui interviennent sur le terrain.

Le respect des gestes barrières, la mise en place des protocoles et des consignes sanitaires, nécessitent une gestion qui peut être facilitée par l’utilisation d’un logiciel de gestion des services techniques.

Concrètement, comment cela s’organise au sein des services d’une collectivité ?

Dans ce contexte, les collectivités ont dû activer et actualiser les PCA (plans de continuité d’activité).

Le PCA fut mis en place en 2009 lors de l’épidémie de grippe aviaire H1N1. Il s’agit d’un outil méthodologique qui s’appuie sur le recensement des fonctions prioritaires et des agents indispensables pour faire tourner les services. Il doit garantir leur sécurité au travail en appliquant les mesures barrières (masques de protection, gels hydro-alcooliques…) et recourir au maximum au télétravail des agents lorsque cela est possible.

Une des principales missions des services techniques est de gérer le patrimoine bâti et non bâti de la collectivité: entretenir, aménager, construire des bâtiments, de la voirie, des espaces, des aires de jeux, des équipements culturels sportifs, sociaux, administratifs, etc.

Ce qui sous entend un travail sur le terrain, des déplacements et la planification d’interventions…

Les mesures à mettre en place dans un tel contexte peuvent être, tant des mesures techniques (mise à disposition de matériel de protection, par exemple), qu’humaines (adaptation des effectifs,…) ou organisationnelles (modification de l’activité, nouvelles consignes, …).

Un logiciel de gestion des services techniques (GMAO) permet d’assurer la gestion de ces services plus facilement au quotidien, mais ceci est encore plus vrai en période de crise !

Un strict suivi des stocks doit être effectué notamment concernant le matériel de protection mis à disposition des agents (masques, gel hydro-alcoolique, etc.).
Avec un module gestion des stocks intégré, un logiciel de gestion des services techniques permet de mettre en place un système d’alerte afin de ne pas se retrouver à court. Des statistiques sur les stocks, mais aussi les coûts, assureront un suivi budgétaire fiable.

Un logiciel facilite l’analyse des coûts liés aux stocks mais également aux opérations induites par les mesures de lutte contre la COVID19 : balisage et mise en œuvre de zone de dépistage, fermeture des parcs et aires de jeux, réapprovisionnement en gel dans les écoles et lieux recevant du public… Viendra le temps des bilans ces informations seront primordiales…

Avec les nouvelles solutions web et mobile et grâce aux technologies comme la géolocalisation, il est possible de réduire les déplacements des agents au stricte nécessaire simplifiés par une planification adaptée. Les agents équipés de tablettes ou de smartphones peuvent effectuer leurs comptes-rendus sur places et évitent ainsi les allers / retours, ou les rassemblements dans les locaux.

Avec le Saas, les responsables et les services administratifs peuvent suivre les demandes d’intervention et la planification en télétravail tout en assurant une communication continue avec leurs équipes de terrain. Une simple connexion internet suffit pour accéder au logiciel.

GMAO et respects des normes : il est également possible de mettre en place des consignes sur les interventions afin de rappeler l’obligation de port du masque, le lavage les mains avant et après chaque intervention, etc. De même, un formulaire de DI type peut être créé pour le nettoyage du poste d’un agent déclaré positif à la COVID19, par exemple.

Bien gérer c’est anticiper ! Les différents services des collectivités sont de plus en plus amenés à se digitaliser. Les services techniques n’y échappent pas ! Gain de temps, économies budgétaires, simplification du suivi des agents et des interventions sont à la clé !

Si vous êtes prêts à passer le cap et à bénéficier d’un vrai soutien dans votre organisation quotidienne comme en période de crise, contactez-nous !